Adatkezelési Tájékoztató

1.Az adatkezelő adatai

Adatkezelő:  Projects Kft.
Szolgáltatás megnevezése: OKSA PBC Platform
Székhely: 1026 Budapest, Pasaréti út 78.
Kapcsolattartó e-mail: info@oksaudit.hu
A Projects Kft. az OKSA PBC Platform üzemeltetője.

Az adatkezelő elérhető a fenti elérhetőségeken az adatkezeléssel kapcsolatos kérdésekben.

2.A szolgáltatás felépítése

Az OKSA két, funkcionálisan elkülönülő részből áll:

• OKSA weboldal – marketing és tájékoztató célú felület, amely a Szolgáltatás bemutatását és kapcsolatfelvételt szolgálja.

• OKSA Portál – regisztrációhoz kötött, zárt rendszer, amely auditorok és auditált ügyfelek számára auditkérések kezelését, dokumentumok feltöltését és kommunikációt tesz lehetővé.

Az adatkezelési tevékenységek a fenti két felület használata során eltérőek lehetnek, amelyeket a jelen tájékoztató külön fejezetekben ismertet.

3.Az OKSA weboldal használata során kezelt adatok

3.1.Kapcsolatfelvétel
A weboldalon keresztül történő kapcsolatfelvétel során az alábbi adatok és információk kezelése történhet:

• név

• e-mail cím

• az üzenetben megadott egyéb információk

Az adatkezelés célja:
kapcsolattartás, érdeklődések megválaszolása, pilot programmal kapcsolatos egyeztetés.

Jogalap:
az érintett önkéntes hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) a) pont).

3.2.Technikai adatok
A weboldal működésével összefüggésben technikai adatok kerülhetnek rögzítésre, különösen:

• IP-cím

• látogatás időpontja

Ezen adatok kizárólag a weboldal biztonságos működését és statisztikai elemzését szolgálják.

4.Az OKSA Portál használata során kezelt adatok

4.1.Regisztáció és bejelentkezés
Az OKSA Portál használata regisztrációhoz kötött. A regisztráció és bejelentkezés során az alábbi adatok kezelése történik:

• név

• e-mail cím

• jelszó (titkosított formában tárolva)

A jelszavak az adatkezelő számára nem visszafejthető módon kerülnek tárolásra.

4.2.Felhasználói szerepkörök
A Portálon a felhasználók az alábbi szerepkörök egyikében vehetnek részt:

• auditor

• auditált ügyfél

A szerepkör meghatározza a felhasználó hozzáférési jogosultságait és a Szolgáltatás funkcióinak elérhetőségét.

4.3.Dokumentumfeltöltés és audit adatok
A Portál használata során a felhasználók dokumentumokat tölthetnek fel auditkérések teljesítése érdekében. Ezek a dokumentumok különösen az alábbiakat tartalmazhatják:

• szerződések

• pénzügyi beszámolók

• főkönyvi kivonatok

• analitikus nyilvántartások

• Excel- és Word-dokumentumok

• egyéb könyvviteli, pénzügyi és jogi iratok

A feltöltött dokumentumok személyes adatokat is tartalmazhatnak (pl. név, cím, adóazonosító jel, bankszámlaszám), amelyek kezelése az auditfolyamat lebonyolításához szükséges.

4.4.Naplózási adatok
A rendszer biztonságos működésének biztosítása érdekében a Portál a következő adatokat naplózhatja:

• IP-cím

• bejelentkezések időpontja

• hitelesítési események

• rendszerhibák és technikai események

5.Az adatkezelés célja

A személyes adatok kezelése az alábbi célokból történik:

• a Szolgáltatás működtetése

• felhasználói fiókok kezelése

• auditkérések nyomon követése

• dokumentumok megosztása auditor és ügyfél között

• kommunikáció biztosítása az auditfolyamat során

• rendszerbiztonság fenntartása

• jogszabályi kötelezettségek teljesítése

Az adatkezelő a személyes adatokat marketing célra nem használja fel.

6.Az adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja:

• szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont),

• az adatkezelő jogos érdeke a Szolgáltatás biztonságos működtetése érdekében (GDPR 6. cikk (1) f) pont),

• jogszabályi kötelezettségek teljesítése esetén (GDPR 6. cikk (1) c) pont).

7.Adattovábbítás

A Szolgáltatás használata során adattovábbítás történhet:

• az auditor és az auditált ügyfél között az auditfolyamat részeként,

• technikai üzemeltetés céljából EU területén működő tárhelyszolgáltató részére.

Az adatkezelő személyes adatokat EU-n kívüli országba nem továbbít.

Az adatkezelő a Szolgáltatás nyújtása során adatfeldolgozókat vehet igénybe, különösen felhőszolgáltató, tárhelyszolgáltató, e-mail szolgáltató és biztonsági mentési szolgáltató formájában. Az adatfeldolgozók kizárólag az adatkezelő utasításai alapján járhatnak el. 

8.Adatbiztonság

Az adatkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz a személyes adatok védelme érdekében, különösen:

• HTTPS titkosított adatkapcsolat

• jelszavak titkosított tárolása

• szerepkör alapú hozzáférés

• rendszeres biztonsági mentések

• EU területén elhelyezkedő szerverek használata.

9.Adatok megőrzése

Felhasználói fiók adatai: a fiók törléséig

• auditdokumentumok: a dokumentumok a Partner és az adatkezelő közötti szerződéses kapcsolat fennállásáig kerülnek tárolásra. A szerződés megszűnését követően a dokumentumok törlésre vagy a Partner részére exportálásra kerülnek. 

• naplózási adatok: a szerződéses kapcsolat fennállásáig. 

10.Érintettek jogai

Az érintett jogosult:

• tájékoztatást kérni a kezelt adatokról

• kérni azok helyesbítését

• kérni törlésüket, amennyiben annak nincs jogszabályi akadálya

• kérni az adatkezelés korlátozását

• élni az adathordozhatóság jogával

• tiltakozni az adatkezelés ellen jogos érdek esetén

Kérelmeit az adatkezelő a fenti kapcsolattartó e-mail címen fogadja.

11.Tájékoztató módosítása

Az adatkezelő fenntartja a jogot jelen adatkezelési tájékoztató módosítására.
A módosítás a weboldalon történő közzététellel lép hatályba.

12.Jogorvoslat

Az érintett jogosult panasszal élni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH).
Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
Weboldal: www.naih.hu